Potvrda i faktura
Kada prodajete proizvod ili uslugu, kao prodavatelj ili kupac, sklopite ugovor o razmjeni dobara i usluga za novac, a kao rezultat toga izvršite potpunu financijsku transakciju. Ovaj sporazum obično je u pisanom obliku, ili se može unijeti i usmeno, a transakcijski uvjeti se pišu i bilježe u potvrdi i fakturi. Oba su ova dokumenta izvorni dokumenti za financijsku transakciju. Svrha oba dokumenta je evidentiranje računovodstvenih transakcija kako bi se uzelo u obzir za primitak i zahtjev za isplatu.
Priznanica
Potvrda je dokument koji potvrđuje da je kupac izvršio uplatu da zaključi prodaju. U većini slučajeva, prijem se smatra dokazom vlasništva nad proizvodima za kupca proizvoda. Pojedinosti o dobrima i uslugama, kao što su njihova cijena, porezna pristojba, odobreni popusti, krediti i način plaćanja, navedeni su u primitku. Na primjer, kada kupujete benzin za vaše vozilo na benzinskoj crpki, dobit ćete potvrdu od prodavatelja u kojemu se dostavljaju detaljni podaci o kontaktu prodavatelja, no informacije vezane uz kupca su ograničene ili nisu uključene u taj dokument.
Dostavnica
S druge strane, faktura se smatra dokumentom s zahtjevom za isplatu. Također je poznat kao račun za prodaju proizvoda ili usluga. Ovaj dokument obično priprema prodavatelj ili prodavač koji isporučuje robu i usluge kupcu. Prodavač spominje broj usluga ili proizvoda koji su im dali na tom papiru zajedno s prodajnom cijenom, porezom, ponuđenim popustom i neto ukupnom cijenom. Štoviše, na računu su uključene i druge informacije, kao što su broj fakture, ime osobe koja prodaje robu, posebne programe prodaje kupcima i kreditne informacije.
Na primjer, u slučaju kupnje kredita možda ste vidjeli da je na mnogim fakturama navedeno da će se ponuditi poseban popust ako korisnik izvrši plaćanje u roku od 10 dana od kupnje proizvoda i da se plaćanje za proizvod ili usluge može se izvršiti u roku od 20, ili u nekim slučajevima 30 dana od prodaje. Podaci o kontaktu prodavatelja, uključujući ime, broj telefona, adresu, broj faksa ili adresu e-pošte, također se spominju u fakturi. Osim ovih informacija, kontakt podaci kupca i vrijeme prodaje također se spominju na fakturi. Međutim, pazite da ne zbunite fakturu s narudžbenicom (obično poznatom pod nazivom PO), što je pisani dokument od strane kupca do dobavljača u kojem je izvršena autorizacija uvjeta plaćanja zajedno s isporukom ili isporukom robe.
Primatelji i izdavatelji ovih dokumenata
Primatelj računa je klijent ili klijent koji izvršava uplatu i kao rezultat dobiva dokument (potvrdu) za potvrdu da je uplata izvršena. S druge strane, fakture obično izdaje davatelj robe i usluga, na primjer, liječnik izdaje fakturu pacijentu za usluge koje im pružaju, a konobar izdaje račun (obično poznat kao račun) ljudima koji ručaju u restoranu.
Svrha fakture i prijema Kada prodavatelj mora podnijeti zahtjev za plaćanje od kupca, on stvara fakturu. Faktura prati prodaju, omogućava glatku isporuku dobara i usluga te pomaže upravitelju tvrtke da zadrži bolju kontrolu nad oglasnim prostorom. To je vrlo koristan dio izvornog dokumenta za upravljanje, jer također prati očekivane buduće prihode, pomaže u održavanju dobrog profesionalnog odnosa s kupcem nudeći im posebne uvjete kao što su rani popusti ili produženo razdoblje za plaćanje. Primatelji, s druge strane, koriste kupci kao izvorni dokument koji ukazuje na činjenicu da su izvršili uplatu za određenu robu i usluge, posebno u slučaju neispravne robe ili u slučajevima kada nisu pružene usluge.
