Struktura rada (WBS) i struktura resursa (RBS)

Struktura raščlambe rada važan je rezultat svakog projekta. Putem WBS-a, voditelj projekta je u dobroj poziciji za kategorizaciju posla kojeg tim treba postići u male dijelove koji se lako mogu upravljati, dok se RBS smatra važnim dijelom učinkovitosti kada je riječ o upravljanju projektima. Putem RBS-a, voditelj projekta može sastaviti popis resursa potrebnih za postizanje određenog zadatka u hijerarhijskom poretku.

Ono što RBS razlikuje od WBS-a

WBS je vizualni prikaz cjelokupnog opsega posla koji treba obaviti, podijeljen na manje segmente koje svaki član projektnog tima može razumjeti. To je zato što sa svakom od stupnjeva dovršavanja postoje definicije i pojedinosti relevantne za tu fazu. Naprotiv, RBS se može podijeliti na zemljopisne resurse ili organizacijske resurse. Neki od ostalih alata koji su potrebni za ispravno i učinkovito RBS uključuju procjenu resursa, kalendar resursa i popise aktivnosti.

Razlog tome je jer kada upravljate nekim projektom, morat ćete raditi s različitim projektnim komponentama i projektnim resursima kako biste dovršili projekt. Dobar primjer su članovi vašeg projektnog tima.

Morate se pobrinuti da su produktivni i strateški spremni kroz život projekta koji poduzimate.

Sada, u slučaju da planirate ostvariti učinkovit WBS, sljedeće su neke od važnih smjernica koje će vam pomoći da to vidite:

• Projekt / konačni isporuka je uvijek na najvišoj razini
• Ne morate uvijek definirati sve elemente na istoj razini
• Radne skupine ne bi trebale trajati više od 10 dana
• Svaka radna skupina mora biti neovisna
• U radnim skupinama ne bi trebalo biti duplikata kroz strukturu

Sljedeći je jednostavan prikaz segmenta WBS-a za izgradnju kuće:

Izgradnja kuće

Temelj Vanjski unutarnji

Završetak 24% 45% 30%

budžet $50,000 $86,000 $72,000

Prikazuje različite dijelove projekta koji se trebaju provesti i daje više informacija o proračunu koji je potreban za njih i stupnju dovršenosti.

WBS je stoga karta / nacrt određenog projekta. Glavni je projekt ključni isporučeni materijal u WBS-u, a odatle je podijeljen na manje podkategorije, s pojedinostima o načinu na koji će se oni isporučiti.

S druge strane, pričaju o RBS-u, morate znati da funkcionira pomoću nekih važnih alata. Voditelji projekata se upućuju da zapošljavaju ili izvršavaju učinkovito RBS pomoću ovih alata. To su kako slijedi:

• Popis aktivnosti

Ovo je popis svih aktivnosti koje su ključne za dovršetak projekta. Voditelj projekta ne treba samo popis, već je potrebno dobiti što je moguće više informacija o ovim popisima. Te će informacije također sadržavati resurse koje navedene aktivnosti konzumiraju.

• Procjena resursa

Da bi se svaka aktivnost postigla u produktivnom, učinkovitom i još važnijem, ekonomičnom načinu, voditelj projekta mora procijeniti količinu, vrstu i raznovrsnost potrebnih resursa.

Ako su ove procjene iskrivljene, možda je nemoguće postići ciljeve projekta, ili u cjelini, projekt može uspjeti.

• Kalendar resursa

Kalendar resursa govori o raspoloživosti resursa tijekom vremena. Voditelj projekta će trebati popis svih resursa potrebnih za dovršenje projekta.

Ti resursi također moraju biti navedeni na temelju njihove dostupnosti na dugi rok. Ove informacije su važne za voditelja projekta kako bi se utvrdilo jesu li potrebni resursi dostupni tijekom određenog vremena, tako da projekt ne zaustavlja.

Trenutačno RBS postaje sve važniji, a softver za upravljanje projektima uključuje ga u njihovu strukturu. Ako koristite neki program za upravljanje projektom, možete se prijaviti i provjeriti dostupnost potrebnih resursa, i još važnije kako su klasificirani.

To općenito pomaže organizaciji u smislu da voditelji projekata mogu vidjeti puno detalja iz jednostavne baze podataka, o svim korištenim resursima.

Važnost WBS-a naspram RBS-a

Postoji nekoliko ključnih prednosti koje voditelj projekta i projektni tim mogu proizaći iz WBS-a, osim organiziranja i definiranja radova potrebnih za dovršenje projekta. Putem WBS-a lakše je dodijeliti proračun od najviših razina strukture. Nakon što se to učini, proračuni za svaki odjel mogu biti strukturirani na temelju raspada WBS-a.

Procjene troškova i vremena obično su predviđene za svaki odjeljak WBS. Na taj način lakše je izraditi raspored i odgovarajući proračun za cijeli projekt.

Kroz WBS, također je lakše pratiti izvedbu pojedinih projekata. Voditelj projekta je u dobroj poziciji da kažete troškove izvedbe projekta, identificiraju problematična područja i još važnije ključna pitanja u organizaciji projekta. S druge strane, u RBS-u ključni je naglasak na hijerarhijskom popisu resursa.Morate navesti sve resurse, bez obzira jesu li značajni ili čak ako vam se čini, čini se suvišnima. Svaka razina projekta će trebati određeni broj resursa. One se moraju navesti prema njihovoj važnosti prema završetku svake razine, i konačno dovršiti cijeli projekt.

Navedeni resursi zatim se dijele na manje kategorije vrste resursa koji su, kako bi pomogli voditelju projekta u klasifikaciji. Klasifikacija će zapravo nastaviti dalje u različite podskupine dok se svaka od vrsta resursa ne grupira u pojedinačne entitete koji su lakše prepoznati i upravljati.

Prednosti WBS-a u odnosu na RBS

Jedna od prednosti WBS-a je da pomaže voditelju projekta utvrditi eventualne rizike koje projekt može imati. U slučaju da postoji neka grana projekta koja nije jasno definirana, postaje područje rizika koje treba riješiti. Takvi rizici trebali bi se pravilno pratiti, a pažljivo pregledati kako se projekt nastavlja.

U slučaju da projekt izgleda kao da se pada iza rasporeda, voditelj projekta je lakše uputiti se na WBS i identificirati područja koja se bore, te donijeti odgovarajuću odluku da se stvari okrenu. Nasuprot tome, neposredna korist RBS-a, posebice razbijanje resursa u podskupine, olakšava rad centara za upravljanje. Nadzor postaje mnogo lakši i puno je vremena spremljeno u procesu.

Nadzornici su u stanju pratiti svaku resursnu skupinu dok nastavljaju s projektom. Lakše je ubrzati određene razine projekta bez oslanjanja na druge, nakon što su podijelili odgovarajuće resurse za njihovo dovršavanje. Stoga se neki projekti lako mogu dovršiti prije određenog roka, osobito ako završetak različitih razina projekta ne zavisi od suradnje.

Uz dobar RBS plan na mjestu, menadžment je također u dobroj poziciji da dobije dobru sliku o ukupnom broju resursa koji su dostupni za svaki od timova koji sudjeluju. Osim razumijevanja dostupnih resursa, oni također mogu upravljati načinom korištenja resursa.

Ako usporedimo gore navedene podatke, preporučljivo je dodijeliti boje različitim podizvodima u WBS-u. To je važno da biste dobili toplinsku kartu napretka cijelog projekta. Također će olakšati privlačenje pažnje menadžmenta na cjelovitim projektnim područjima i onih koji su neustrašivi.

WBS, kada se pravilno rukuje, dobar je način za povećanje produktivnosti timova koji rade na projektu i vidjeti da je projekt dovršen na vrijeme. Voditelj projekta je u mogućnosti identificirati potrebne vještine kako bi im omogućio dovršenje projekta na vrijeme, ali kada je u pitanju RBS, moramo razumjeti vrste. Konvencionalni tip RBS je organizacijski RBS. Hijerarhijski organizacijski sustavi koji su već uspostavljeni obično pomažu stvoriti ovaj RBS. Resursi u organizacijskom RBS-u obično se distribuiraju na temelju potreba svakog odjela i radne grupe organizacija. To su kategorije koje je organizacija zapravo definirala i postavila.

Geografski RBS je u većini slučajeva nekonvencionalan. Glavna je zadaća zemljopisnog RBS-a raspodjela i / ili lokacija dotičnih resursa i kako su raspoređeni na različitim lokacijama, ovisno o potrebama organizacije.

Sažetak

Zaključno, i WBS i RBS ključni su za uspješno dovršenje projekta i učinkovitost relevantnih projektnih timova. Sljedeće su ključne točke koje definiraju jednu od struktura.

Struktura rada	Struktura raspodjele resursa
o Grupirajte rad u kategorije	o Resursi grupe u kategorije
o Pomaže u nadzoru napretka projekta	o pomaže u nadzoru korištenja resursa
o Projektne skupine moraju biti neovisne	o Resorne skupine mogu ovisiti jedna o drugoj
o Naglasak na vremenskoj traci projekta	o Naglasak na raspodjeli resursa