EOI i RFP
Brojne odluke koje je donijela organizacija imaju implikacije na nabavu koje mogu dramatično utjecati na ukupne troškove donošenja određene odluke. Nabava uključuje procese kao što je odabir dobavljača, definiranje uvjeta plaćanja, strateško ocjenjivanje, pregovaranje o ugovoru i usluge nabave i roba. Radi se o nabavi ili stjecanju svih usluga i roba važnih za organizaciju.
U privatnom sektoru proces nabave smatra se funkcijom strateške razine koja pomaže poboljšanju profitabilnosti poslovanja. Ne samo da pojednostavljuje procese i smanjuje ukupnu cijenu sirovina, već također omogućuje organizacijama da identificiraju najbolje izvore opskrbe. Sve u svemu, korisno je za osiguravanje donje linije koja je glatka.
U javnom sektoru rukovoditelji na visokoj razini odgovorni su za smanjenje dionice. Samo nekoliko djelatnika upravlja funkcijom nabave, što povećava vjerojatnost korupcije u ovom sektoru. Zato postoji potreba za povećanjem ukupnog rezultata poslovanja. Na primjer, osoblje se može obučiti kako bi se poboljšala njihova učinkovitost i poboljšala kvaliteta njihove usluge, zbog čega se može poboljšati output.
S vremenom su uvedeni brojni uvjeti oko natječajnog savjetovanja, prijedloga i velikog menadžmenta, uključujući niz akronima povezanih s nabavom. Nisu mnoge tvrtke svjesne tih uvjeta, ali ako ste poduzetnik ili vlasnik male tvrtke, ako želite učinkovito upravljati kupcinom spremnošću za kupnju, važno je znati njihove svrhe. Primjeri uključuju RFI (Request for Information), EOI (Expression of Interest), RFP (Zahtjev za prijedlog), RFT (Request for Tender) i RFQ (Request for Quotation). Svaki od ovih uvjeta služi posebnoj svrsi u funkciji nabave.
EOI i RFP su najčešće korišteni pojmovi u funkciji nabave, a svaki od njih ima posebnu ulogu u pojednostavljenju cijelog procesa. Mnogi pojedinci zbunjuju te uvjete tijekom izvršavanja procesa. Da biste dobili bolju predodžbu o tome kako se razlikuju, važno je znati što znače ti izrazi.
EOI (izražavanje interesa)
Izražavanje interesa (EOI), također poznat kao Registracija interesa (ROI), ima sličnu funkciju kao i Zahtjev za informacijama (RFI). Koristi se kao screening proces u početnim fazama nabave kako bi se stvorio formalni i specifičniji Zahtjev za podnošenje ponuda ili RFT (kasnija faza u funkciji nabave). Kada tvrtka oslobodi EOI, potrebno je procijeniti sposobnost tržišta da dostavi ili prikuplja više informacija prije premještanja na RFT. Tvrtka koja obavlja kupnju vjerojatno neće postaviti izvođača putem EOI-ja. Da bi se to dogodilo, proces mora napredovati sve dok ne dostigne RFT.
EOI je vrsta otvorenog natječaja koji omogućuje bilo kojoj tvrtki da izađe. To dovodi do teške konkurencije i pruža prednost dopuštajući novim i potencijalnim dobavljačima da osiguraju svoj rad. Međutim, u ugovorima o izgradnji uglavnom se kritizira privlačenje dobavljača koji nisu prikladni za ugovor, što rezultira gubitkom vremena, novca i truda.
Oglas koji traži EOI mora sadržavati opis ugovornog tijela, opis ugovora (kao što su proračun i skala), vrsta ugovora, način nabave, uvjete i odredbe, adresu i rok za dostavu i ostale pojedinosti (uključujući podatke za kontakt, opis organizacije, tehnički kapacitet i srodno iskustvo, dostupnost osoblja i njihovo iskustvo, itd.)
RFP (Zahtjev za prijedlog)
S druge strane, RFP, također poznat kao Zahtjev za ponudu (RFO), je dokument koji se lako može mijenjati. Najčešće se koristi kada kupac traži odgovor na temelju rješenja kako bi ispunio svoje zahtjeve iu slučajevima kada su drugi faktori (izuzev cijene) ključni za procjenu svake ponude. Također se koristi u situacijama u kojima nema dostupnih jasnih rješenja ili specifikacija, a odjel za nabavu traži niz inovacija i opcija. Ti su instrumenti fleksibilniji od RFT-a (koji obično ima dobro definirana rješenja ili specifikacije). RFP se uglavnom koristi u profesionalnim službama gdje se rješenje ne može lako definirati.
RFP sadrži pozadinske informacije o organizaciji i njezinu poslovanju. Zahtjev se sastoji od specifikacija koje objašnjavaju rješenja koja organizacija traži. Štoviše, ona također uključuje kriterije evaluacije za ocjenjivanje prijedloga, izjavu o radu koja opisuje zadatke koje mora izvršiti ponuđač koji osvaja ugovor te vremenski okvir za završetak projekta.
RFP se obično stvara zbog složene prirode projekta. Tvrtke mogu imati koristi od različitih ponuđača kada traže dobro integrirano rješenje od brojnih dobavljača. Na primjer, ako tvrtka planira prebaciti svoje poslovanje s papirnatom okolinom na računalno utemeljeno okruženje, može zatražiti i prijedlog softvera i hardvera uz obuku koja je potrebna za instaliranje i integraciju novih sustava u poslovanje, U javnom sektoru, subjekti mogu izdati RFP za stvaranje otvorenog natječaja kako bi smanjili troškove rješenja.Međutim, valja napomenuti da RFP najbliži specifikacijama možda ne mora biti onaj s najnižom cijenom. Pri prihvaćanju prijedloga tvrtke moraju provesti analizu troškova kako bi osigurale da trošak ne nadmašuje prednosti.
Razlike
Slijede neke od razlika između EOI i RFP:
- Različite razine nabave
EOI se često izvršava na početnoj razini nabave. Može se objaviti u slučajevima kada se kupac slooking za unos industrije kako bi se obuhvatili zahtjevi koji bi eventualno ići na tržištu u kasnijim fazama. Kao što je već spomenuto, RFP je obično sljedeći korak; pri čemu kupac traži rješenja temeljena na pružanju proizvoda ili usluga.
- Faze EOI i RFP
EOI obično ima više faza. Koristi se za uži izbor mogućih dobavljača ili dobavljača prije nego što traže sveobuhvatne ponude od ponuđača koji su u uži izbor. Naprotiv, RFP može imati jednu fazu ili može imati više faza.
- Kada se koriste EOI i RFP?
EOI se koristi u slučajevima kada su potrebne informacije (od ponuditelja) specifične, ali nema jamstva da li će dobavljač moći pružati usluge i robu prema zahtjevima. Štoviše, u slučajevima EOI, kupci nemaju dovoljno podataka za sastavljanje detaljnog zahtjeva. S druge strane, RFP se koristi u slučajevima kada je zahtjev pravilno definiran, ali tvrtka traži fleksibilno ili inovativno rješenje. Drugim riječima, kupac traži rješenja koja su orijentirana prema rješenju kako bi ispunila zahtjeve.
Vrlo je važno biti svjesni različitih razina postupaka nabave kako bi se učinkovite odluke donosile sustavnim protjecanjem informacija. Jasno razumijevanje tih pojmova i zašto se koriste u procesu, omogućuje tvrtki da pojednostavljuje svoje procese i dobije dublji uvid u cijelu funkciju nabave.
